Як вести студію в Klubium

Перші 10 хвилин

Зроби ці кроки по черзі, і студія готова до роботи.

1. Відкрий app.klubium.com і увійди.
2. Відкрий Налаштування (на телефоні це Ще внизу, на компʼютері — меню зліва). Вгорі впиши назву студії й натисни Зберегти.
3. У блоці «Види абонементів» створи свої абонементи (як саме, дивись нижче).
4. Там само в блоці Telegram натисни Підключити Telegram. Заявки й план на день приходитимуть тобі в Telegram.
5. Перейди в Групи і заведи свої групи з розкладом і учнями.

Абонементи: як їх задати

Є два види, обирай той, за яким працюєш.

Інші налаштування

• Індивідуальні заняття: ціна з людини залежно від того, скільки людей прийшло (наприклад, 1 людина — 300 ₴, 2 — по 250 ₴).
• Як вам зазвичай платять: обери спосіб, яким вам платять найчастіше. Він буде виділений у кожній оплаті.
• Пропуски: за скільки годин треба попередити (стоїть 12). Галочка «Пропуск без попередження списує заняття» вирішує, чи згорає заняття, якщо дитина не прийшла без попередження.
• Команда: якщо є тренери чи адміністратор, надішли їм запрошення. Тренер бачить розклад і відмічає учнів, але не бачить гроші. Адміністратор бачить усе, крім налаштувань клубу й команди.

Групи й розклад

1. Натисни + Нова група. Впиши назву (наприклад, «Діти 6–8 · хіп-хоп»), тренера, скільки місць і ціну разового заняття. Натисни Створити групу.
2. У розділі Розклад обери день, час і тривалість, натисни + Додати день. Повтори для кожного дня тижня.
3. Натисни + Додати учня. Почни вводити ім'я: якщо дитина вже є в базі, вона знайдеться. Якщо ні, натисни «+ Новий клієнт», впиши ім'я батьків і телефон.

Заняття самі з'являються в розкладі на кожен тиждень. Створювати їх щоразу не треба.

• Написати групі — одне повідомлення всім батькам групи в Telegram (наприклад, «завтра заняття о 18:00»). Хто не підключив Telegram, буде в списку з телефоном, і текст можна скопіювати для Viber.
• Прибрати біля дитини — прибрати з групи. Сама дитина й оплати лишаються в «Клієнтах».
• Архівувати групу — якщо група більше не займається. Історія зберігається.

Щодня: розклад і відмітки

Тут розклад дня по годинах. Зліва час, у колонках заняття по тренерах, чорна лінія показує, котра зараз година. Вгорі тиждень: натисни на будь-який день, стрілки гортають тижні.

Відмітити, хто прийшов

1. Натисни на заняття. Відкриється список дітей групи. Під кожним видно, скільки занять лишилось на абонементі.
2. Прийшли всі — натисни Усі присутні. Або відмічай по одному кнопкою Був.
3. Заняття списується з абонемента саме. Помилка — ⋯ → «Прибрати відмітку», заняття повернеться на абонемент.

Пропуски й відпрацювання

Скасувати заняття

Внизу списку — Скасувати заняття → «Так, скасувати». Ні в кого нічого не списується, а батьки з Telegram отримають повідомлення. Передумали — «Повернути заняття».

Індивідуальне заняття

Натисни + Індивідуальне заняття або просто на вільну годину в сітці (час підставиться сам). Обери клієнта, час, тривалість і тренера, натисни «Додати заняття». Ціна з людини рахується сама за таблицею з налаштувань. Видалити — відкрий заняття, «Видалити».

Оплата й абонементи

Разове заняття

1. У списку на занятті натисни червону кнопку з ціною, наприклад ₴200.
2. Сума вже стоїть, її можна поправити.
3. Натисни Готівка, Картка або Переказ. Один дотик, і оплата записана в касу.

Продати абонемент

1. У тому самому вікні оплати натисни Продати абонемент.
2. Обери вид абонемента. Для місячного група й місяць уже обрані, ціна порахована за кількістю занять, можна перемкнути на наступний місяць. Для фіксованого кількість і сума підставляються з налаштувань.
3. Натисни Готівка, Картка або Переказ. Абонемент продано, сьогоднішнє заняття вже з нього.

Змінити оплату

Будь-яку оплату можна змінити будь-коли. Натисни на неї в картці дитини, у «Касі» або на «оплачено ₴…» у списку на занятті. Спосіб (Готівка, Картка, Переказ) перемикається одним дотиком, суму можна поправити, а зайву оплату видалити.

Клієнти

Усі діти й дорослі, з пошуком за ім'ям, телефоном або ім'ям батьків. Нового додати — + Клієнт.

• Без абонемента — у кого закінчився абонемент. Кнопка «Нагадати» відправить батькам повідомлення в Telegram.
• Закінчується — лишилось 1–2 заняття або кілька днів.
• Відпрацювання — у кого є пропущені заняття, які можна відпрацювати.
• Давно не були — не ходили останнім часом. Можна написати всім разом.

Що є в картці

• Скільки занять лишилось, скільки разів був, пропустив, відпрацював.
• Заморозити абонемент (хвороба, відпустка): обери дату, до якої пауза. Термін абонемента подовжиться на ці дні.
• Видалити абонемент, якщо продали помилково: можна разом з оплатою або лише абонемент (якщо гроші лишились у тебе). Відмітки відвідувань лишаються.
• Сторінка клієнта — посилання для батьків (дивись нижче).
• Історія відвідувань, пропусків і оплат.
• Контакти: ім'я, батьки, телефон, нотатка. Тут же можна задати свою ціну разового (стара ціна, знижка для брата чи сестри) до певної дати. Її видно в списку клієнтів («разове ₴150») і вгорі картки, а на занятті CRM бере саме її, а не ціну групи.

Каса

Вгорі велика цифра — прибуток за місяць: скільки надійшло мінус витрати. Стрілками перемикаються місяці.

• Зарплата тренерам. Натисни «Ставка» і вкажи суму за заняття або за кожну дитину. Klubium сам порахує, скільки нарахувати за місяць. «Виплатити» запише виплату у витрати.
• + Витрата — оренда, реклама, костюми. Тоді прибуток буде справжнім.
• Нижче — усі оплати клієнтів за місяць.

Telegram

1. У Klubium: Налаштування (на телефоні Ще) → блок Telegram → Підключити Telegram.
2. Відкриється Telegram з ботом @Klubium_bot. Натисни Старт.
3. Бот напише «Готово», і внизу з'являться кнопки. У Klubium у блоці Telegram з'явиться твоє ім'я.

Так відповідає бот

Klubium

Готово, «Студія Рух» підключено.
Сюди приходять нові заявки, пропуски й щоранку зведення на день. Кнопки внизу: розклад на сьогодні, каса, заявки, боржники.
Відключити: /stop

СьогодніКасаЗаявкиБоржники

Що приходить і що вміють кнопки

• Щоранку о 8:30 — план на день: які заняття, у кого закінчується абонемент, нові заявки.
• Нова заявка на пробне з сайту студії — одразу, з кнопкою «Опрацьовано».
• «Не прийде» — коли батьки самі відмітили пропуск на своїй сторінці.
• Кнопки: Сьогодні (розклад і хто був), Каса (скільки надійшло), Заявки, Боржники (у кого немає абонемента, з кнопкою «Нагадати в Telegram»).

Нагадування батькам: підключити всіх одним повідомленням

1. Налаштування (на телефоні Ще) → блок Нагадування клієнтам → Надіслати посилання клієнтам.
2. Надішли готовий текст у загальний чат батьків.
3. Батьки відкривають посилання, тиснуть Start і Поділитися номером. Бот знаходить їх у базі за номером і підключає, разом з усіма дітьми з цим номером.

Що отримують батьки: напередодні о 18:30 нагадування про заняття (якщо дитина ходить не в усі дні групи, то тільки на її дні), повідомлення, коли абонемент закінчується, і кнопку «Не прийду». Хто вже підключився, видно в картці клієнта: «Підключено».

Сторінка для батьків

У кожної дитини є своя сторінка. Батьки відкривають її за посиланням, без реєстрації й без пароля.

• скільки занять лишилось і до якого числа діє абонемент;
• розклад і найближчі заняття;
• кнопка «Не прийдемо» — якщо до заняття ще більше 12 годин, пропуск відмітиться як «попередили», і ти отримаєш повідомлення;
• кнопка «Нагадування в Telegram» — батьки отримують нагадування напередодні о 18:30, повідомлення, коли абонемент закінчується, і підтвердження кожної оплати.

1. Клієнти → дитина → блок «Сторінка клієнта».
2. Надіслати посилання — відкриється «Поділитися», надішли батькам у Viber чи Telegram.

Запис на пробне

У студії є своя сторінка запису: app.klubium.com/c/назва-студії (точну адресу видно в налаштуваннях, блок «Сторінка запису»). Людина обирає групу, пише прізвище та імʼя, дату народження й телефон. Якщо записують дитину — ще й імʼя одного з батьків.

• Заявка одразу приходить тобі в Telegram і з'являється вгорі «Сьогодні»: «Заявки на пробне».
• Натисни на неї → «Додати в групу». Дитина потрапить у клієнти й у групу. Не підходить — «Відхилити».
• Посилання постав в Instagram у шапку профілю. Адресу можна змінити в налаштуваннях → «Сторінка запису».

Новий пароль

1. На екрані входу натисни Забули пароль?, впиши пошту, натисни «Надіслати посилання в Telegram».
2. У чаті з @Klubium_bot з'явиться кнопка «Задати новий пароль». Вона діє 30 хвилин.
3. Впиши новий пароль, і ти одразу в Klubium.

Коротко