Як вести облік абонементів у студії
Облік абонементів ламається не через складність, а через дрібниці: заняття забули списати, пропуск записали «на потім», а батьки питають, скільки лишилось, — і ніхто не знає точно. Нижче — правила, які варто вирішити один раз і більше до них не повертатись.
1. Оберіть тип абонемента
Є два робочі формати, і плутати їх не можна.
- Абонемент на місяць — клієнт ходить у свою групу весь календарний місяць. Кількість занять залежить від розкладу: група по понеділках і середах у місяці з п’ятьма понеділками дає 9 занять, в інші місяці — 8. Ціну варто прив’язати до кількості занять (наприклад, 8 занять — одна ціна, 9 — інша), інакше клієнти з «довгих» місяців платять так само, як і з коротких.
- Абонемент на N занять — клієнт купує пакет (4, 8, 12 занять) і ходить, поки не закінчиться. Тут важливий строк дії: без нього пакет «на 8» розтягується на пів року.
2. Списуйте заняття в момент відмітки
Головне правило: заняття списується тоді, коли тренер ставить «був», а не в кінці тижня з пам’яті. Тоді «залишилось N» завжди правда, і на питання батьків є відповідь за секунду.
Відмітка має займати одне натискання з телефона тренера. Якщо для неї треба відкрити ноутбук і таблицю — її відкладатимуть.
3. Пропуски: запишіть правило заздалегідь
Найбільше конфліктів — через пропуски. Домовтеся про правило до продажу абонемента й скажіть його клієнту вголос: наприклад, «попередили за 12 годин — заняття можна відпрацювати, не попередили — заняття згорає». Детально — у гайді про відпрацювання.
4. Тримайте список «закінчується абонемент»
Продовження продаються в останні 1–2 заняття абонемента, а не після того, як людина пропала на тиждень. Раз на день дивіться, у кого лишилось 1–2 заняття або закінчується строк, і нагадуйте на занятті чи в месенджері.
5. Гроші — окремо від відвідувань
Продаж абонемента — це одна подія (дата, сума, спосіб: готівка, картка, переказ), а відвідування — інші. Коли все в одному рядку таблиці, наприкінці місяця неможливо порахувати, скільки грошей прийшло саме цього місяця.
Як це влаштовано в Klubium
- Абонемент на місяць сам рахує 8 чи 9 занять за розкладом групи, ціну бере з налаштувань.
- Тренер ставить «був» у журналі дня — заняття списується одразу, гроші тренер не бачить.
- Пропуск «попередив» дає відпрацювання за правилом вашої студії (за замовчуванням 12 годин).
- Список клієнтів показує, у кого абонемент закінчується, а каса — продажі за день і за місяць окремо від відвідувань.
Спробувати для своєї студії
399 ₴ на місяць за всю студію · перші 2 місяці безкоштовно
Почати безкоштовно →