Как вести учёт абонементов в студии

1. Выберите тип абонемента

Есть два рабочих формата, и путать их нельзя.

• Абонемент на месяц — клиент ходит в свою группу весь календарный месяц. Количество занятий зависит от расписания: группа по понедельникам и средам в месяце с пятью понедельниками даёт 9 занятий, в другие месяцы — 8. Цену стоит привязать к количеству занятий (например, 8 занятий — одна цена, 9 — другая), иначе клиенты «длинных» месяцев платят столько же, сколько и коротких.
• Абонемент на N занятий — клиент покупает пакет (4, 8, 12 занятий) и ходит, пока не закончится. Здесь важен срок действия: без него пакет «на 8» растягивается на полгода.

2. Списывайте занятие в момент отметки

Главное правило: занятие списывается тогда, когда тренер ставит «был», а не в конце недели по памяти. Тогда «осталось N» всегда правда, и на вопрос родителей есть ответ за секунду.

Отметка должна занимать одно касание с телефона тренера. Если для неё нужно открыть ноутбук и таблицу — её будут откладывать.

3. Пропуски: запишите правило заранее

Больше всего конфликтов — из-за пропусков. Договоритесь о правиле до продажи абонемента и скажите его клиенту вслух: например, «предупредили за 12 часов — занятие можно отработать, не предупредили — занятие сгорает». Подробно — в гайде об отработках.

4. Держите список «заканчивается абонемент»

Продления продаются на последних 1–2 занятиях абонемента, а не после того, как человек пропал на неделю. Раз в день смотрите, у кого осталось 1–2 занятия или заканчивается срок, и напоминайте на занятии или в мессенджере.

5. Деньги — отдельно от посещений

Продажа абонемента — это одно событие (дата, сумма, способ: наличные, карта, перевод), а посещения — другие. Когда всё в одной строке таблицы, в конце месяца невозможно посчитать, сколько денег пришло именно в этом месяце.

Как это устроено в Klubium

• Абонемент на месяц сам считает 8 или 9 занятий по расписанию группы, цену берёт из настроек.
• Тренер ставит «был» в журнале дня — занятие списывается сразу, деньги тренер не видит.
• Пропуск «предупредил» даёт отработку по правилу вашей студии (по умолчанию 12 часов).
• Список клиентов показывает, у кого абонемент заканчивается, а касса — продажи за день и за месяц отдельно от посещений.