Отработка пропущенных занятий: правила

Базовое правило: предупреждение заранее

Самая простая схема, которую легко объяснить: если клиент предупредил о пропуске минимум за N часов до занятия — занятие не сгорает, его можно отработать. Если не предупредил или написал за полчаса — занятие считается проведённым.

Большинство студий выбирает 12 или 24 часа. 12 часов удобно для вечерних групп: об утренней болезни можно успеть написать.

Куда отрабатывать

• В другую группу того же направления и уровня, где есть свободное место.
• Или дополнительным занятием, если такое есть в расписании.
• Не в группу другого уровня: новичок в сильной группе мешает и себе, и другим.

Сколько действует отработка

Установите срок, например, до конца следующего месяца. Без срока отработки копятся и превращаются в долг студии перед клиентом.

Отдельно решите, что будет, если абонемент уже закончился: можно ли отработать пропуск из прошлого абонемента. Честный вариант — да, если клиент предупредил вовремя: он за это занятие заплатил.

Болезнь и каникулы

Долгая болезнь (неделя и больше) — повод заморозить абонемент, а не считать отработки по одной. Каникулы и праздники, когда студия не работает, вообще не должны списывать занятия — абонемент на месяц должен считать только занятия, которые реально стоят в расписании.

Как озвучить правило

Одним предложением при продаже абонемента и в закреплённом сообщении родительского чата: «Пропуск можно отработать, если вы предупредили минимум за 12 часов; отработка — до конца следующего месяца в группе вашего уровня».

Как это устроено в Klubium

• В журнале дня есть три состояния: «был», «предупредил» и «не предупредил».
• «Предупредил» вовремя — оплата сохраняется, у клиента появляется отработка, даже если абонемент уже закончился.
• Количество часов для предупреждения и то, сгорает ли пропуск без предупреждения, задаются в настройках студии.